公司各部門：
為了規(guī)范公司會議程序、提高會議質(zhì)量、保證公司會議管理工作規(guī)范、高效、有序，現(xiàn)將公司會議管理要求通知如下：
一、 本次通知所指的會議包括周例會、月例會、季度例會、年度總結(jié)會、專題會議、部門日常管理例會、接待會議和培訓(xùn)會議等。
二、 各部門組織開展會議要求按類別、內(nèi)容不同進(jìn)行歸集整理。
1、 會議要求包括但不限于會議通知、簽到表、現(xiàn)場照片、會議紀(jì)要等。
2、 會議紀(jì)要的內(nèi)容包括但不限于會議時間、會議地點、組織者、主持者、會議內(nèi)容等。
三、 公司各部門會議原則上要求每周發(fā)起一次，業(yè)務(wù)培訓(xùn)每月至少一次，誰發(fā)起誰管理。
四、 會后形成的會議紙質(zhì)及電子文件等統(tǒng)一交回行政信息部。
特此通知！
行政信息部
2018.01.05
附件： 會議管理制度
為嚴(yán)明會議紀(jì)律，維持會場秩序，保證會議的質(zhì)量和效果，特將會議紀(jì)律及相關(guān)事宜規(guī)范如下：
1、 原則
1）任何會議必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定會議組織部門，由會議組織部門負(fù)責(zé)通知參會人員并做好與此次會議相關(guān)的一切事項安排。
2）小會服從大會，局部服從整體、臨時會議服從例行會議，部門會議服從公司會議。
3）強調(diào)會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實四項要求。
2、適用范圍
1）適用于公司所有會議；
2）適用于公司全體員工。
3、 會議紀(jì)律
1）會議組織者根據(jù)會議要求，擬定會議通知，并提前張貼或發(fā)送。出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并作出相應(yīng)安排；
2）會議召集人員應(yīng)提前10分鐘入場，參會人員提前5分鐘到達(dá)會場進(jìn)行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會時間）、未到人員。
3）會議開始前必須由本人簽到，因特殊情況確實無法參會的人員，應(yīng)提前向上級領(lǐng)導(dǎo)報批，不得無故曠會；
4）進(jìn)入會場前，與會人員應(yīng)帶相關(guān)資料、筆記本并保持精神飽滿；會議期間要求集中精力、認(rèn)真聽取發(fā)言，不得交頭接耳開小會；
5）會議期間坐姿端正，不隨意走動，不允許打瞌睡，做與會議無關(guān)的事情；嚴(yán)禁吸煙；
6）手機關(guān)機或設(shè)置靜音狀態(tài)，不接打電話，不玩手機或上網(wǎng)。如必須接聽電話，到會議室外接聽；
7）發(fā)言人員會前要做充分準(zhǔn)備，要做到發(fā)言思路清晰、條理清楚、重點突出、表述明白。要本著發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、杜絕問題的再度發(fā)生為目的原則；
8）會議期間保持會議室衛(wèi)生清潔，會后立即將會議室整理干凈。
4、會議保密工作：
1）會議內(nèi)容未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向會外人員傳達(dá)或透露。尤其是關(guān)于公司重大會議決議、營銷計劃、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、財務(wù)管理等方面的決議，與會人員更要做好保密工作；
2）會議文件資料的印發(fā)要由專人管理，發(fā)送文件資料要有登記和簽收手續(xù)，需收回的文件應(yīng)及時收回；
3）會議結(jié)束后，會議工作人員要對會場進(jìn)行全面檢查，檢查有無遺失文件、資料和筆記本等。
5、會議記錄
由會議組織者安排人員進(jìn)行會議記錄，會議記錄需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，下發(fā)存檔（會議涉及保密內(nèi)容，不得公布）；